据了解，这是广西电网公司在南方电网五省区率先实现物资采购统签合同电子化签订，是物资采购合同签订的一次跨越式突破。
纸质签订: 环节繁杂需大量人力物力
以往在物资合同签订、整理、分发、归档工作中，常常存在合同签订时间紧、签订量大、签订时间长、工作量繁重等问题，同时,海量的纸质文档也耗费了大量的人力和成本。
“为了签好每一份纸质合同，我们每天疲于拼命，苦不堪言。”广西电网公司物流(招标)服务中心合同审核专责韦健介绍说，过去纸质合同签订方式主要存在三方面困难。一是组织合同集中签订需要大量的人力物力，每月按计划组织两个批次合同集中签订工作，由于每批次合同均需按需求单位、按供应商进行分发、整理、登记工作，同时还要组织供应商、设计单位进行专项合同技术协议确认，协调处理未到现场的供应商合同签订事宜等,单完成好这些工作就至少需要19名工作人员。二是合同盖印工作环节繁重,2014年广西电网公司物资采购统签合同共签订13086份，按照合同一式四份盖印，需印52344份合同且还要盖366408个章(其中每份合同需签盖5个单位印章和2个委托代表人签章)。按照平均每月盖印4000多份合同，每份合同盖印用时3分钟计算，至少需要4名盖印人员轮流加班加点3至5天才能完成合同盖印。三是合同复印成本高，以平均每年签订上万份合同量来计算，每年将消耗3台高速打印机，2台高速复印机，耗费纸张约300万张。
“除合同签订、盖印环节让人煞费苦心外，合同的归档也是一件令人头疼的事情。”广西电网公司物流(招标)服务中心档案专责植李莉说道，除了完成合同的纸质归档，还需要通过扫描上传完成合同的电子归档。按一年上万份合同归档量计算，若只1人负责扫描和录入，在不安排其他任务且不间断工作的情况下，则需要花两年多的时间才能完成全年纸质合同电子归档工作,而且还需要有超过20个档案密集架，约1000平方米的档案保管空间来进行存档存放。
电子化签订: 方便快捷 7人可做好19人的活
为有效解决上述问题，提高工作效率，减轻人力、物力，广西电网公司结合物资采购业务实际，组织技术人员组成攻坚项目组，对“物质采购合同电子签章系统”进行研发并运用到实际工作中。
通过电子签章系统，广西电网公司实现了合同签订和合同整理、归档等业务全过程电子化，大幅提高了物资采购合同签订效率。自运用电子系统签章以来，广西电网公司合同签订盖章时间由原来3分钟/份大幅缩减至3秒/份，合同签约平均时间从原来的27.2天缩短至15天内,物资采购合同签订及时率100%。
“我们现在无需打印、复印，无需人工签字盖章，无需1000平方米以上的档案保管空间，只需1台磁盘阵列系统就足以安全存放超过5年的归档资料，而且过去需要19个人才能干好的活，现在只需有1名盖印人员，合同编制、审核专责5人，档案专责1人即可，无需专门配置合同分发、整理和登记人员。”广西电网公司物流(招标)服务中心印章管理人员刘勇对采用合同电子签章系统赞不绝口。
采用合同电子签章系统，除了给合同签订工作人员减轻工作量外，对供应商来说也是一种“福音”。“以前专项合同需与设计单位确认，至少要耗费两周时间才能完成合同设计确认，很折腾。现在只需在网上进行合同下载、盖印和上传，就算是签订几百份合同都可以在1小时内可以完成，且又节省往返差旅住宿等费用，真的很方便了。”多次参与广西电网公司电力设备招标的供应商海南威特电气集团有限公司深有体会的说道。来源： 国家电网
