参加展会应注意事项——公司篇

展会的选择：只选对的
    国际国内的展会可以说是渐乱迷人眼。有综合性也有专业性的，公司应该结合自身实际来参展。应该说，一年两届的广交会是国内最大的国际性展会，但动辄十几万甚或几十万元的参展费让一些实力较弱的展商望而却步。一些知名度相对较弱的展会又吸引不了太多外商来光顾，起到的效果甚微。兼顾二者，笔者认为，参加专业性的展会相对比较好些，客户相对比较集中和专业，费用也不是太高，一般只需2万元左右。
展前的准备：精心策划
    01]：展位的选择。参展的目的就是将自己的产品展现在客户面前，吸引客户进而达成交易。展位的选择也是很重要的。拐角处的双开面的展位要比单开面的展位更能吸引观众，费用也不会太高。先择一个人流较大的展位比较重要，比较偏僻的展位效果则大打折扣。一般的展会商会提前发来邀请函，并附有展位平面图，所以及早预订展位可获得较理想的展位。
    展位的设计。展位是门面，展位的设计要醒目，要吸出观众的眼球，其重要的一点就是专业。最好请专业的设计公司进行设计和装潢，但要有参展商的人员参与其中，因为他们更了解自己的行业和产品??展位的色彩要整体谐调，不需太花哨，展位的上方贴出大幅强势宣传广告喷绘画，并配有灯光效果，让客户很远就能看到。
    02]样品的摆放。把公司的拳头产品摆在客户第一眼能看到的位置，另外根据客户对样品的关注度及时调整样品的位置，有时你的拳头产品并非是客户所需的，所以要根据客户的需求进行调整。
    03]样本的设计。样本的设计一定要精美，因为展位上的客户较多，很多是先收集样本回去慢慢研究。样本是一种比较直观的宣传资料，设计样本时可借鉴国外同行大公司样本的模式，符合国际流行的式样。                                                    
    04]人员的培训。展前要对参展人员进行培训，对外宣传要统一口径，对可能发生的意外进行提前进行模拟。比如公司的年销售额，员工数及产品报价等数据要统一说法。人员中以销售人员为主，但要配备技术人员，以应付演示中可能出现的意外，或者一些很专业的问题由技术人员来解决比较合适。参展人员统一着装，配有公司标识的胸牌。
    05]对手的模底。专业性的展会会有很多同行参展，所以对竞争对手要做到知己知彼，方能百战不殆。展前要对同行进行全方位的摸底，包括展位的位置，展位的设计，产品的价格等，你可以扮作客户去刺探军情，但要注意不要露出马脚。
    06]客户的邀请。展位定下来后，其中很重要的一项工作就是遍发英雄帖，邀请客户届时参观你的展位。邀请函要注明展会的名称，时间，公司的展位号，参展人员及联系方式，顺便也可附带一下最新推出的产品。邀请的时间一般在展会前一个月左右。这样做的好处有很多，首先，你告诉客户你参展了，是在传递你有实力参展的信息；其次，参展商由被动的等客户变成主动请客户，效果更加明显；再者，面对面的沟通要比电话或邮件沟通要容易的多；再者就是节省了出国拜访客户的费用。
展中的注意事项
    参展前的各项细致的准备是为展会做铺垫的，参展中与客户的交流至关重要。细节决定成败，在参展过程度需要注意一些细节。
    01]保持斗志。参展人员除统一着装和佩带公司标识的胸牌外，需特别注重自己的形象。每个人要站立迎宾，精神抖擞，良好的精神面貌体现了公司的活力和蓬勃向上的氛围。参展人员不要在展会前随意打闹或吃喝，不要在展位前无所事事，看书读报，给客户不好的印象。
胆大心细。面对光顾展位的客户，不要胆怯，要主动打招呼，观迎进来参观。只要能到你展位驻足一下，起码他还是有一定的兴趣，你就应主动表示欢迎。
    02]与客户合影留念。凡来展位的客户，都和他们合个影，并在对方的名片上标明一下。通过合影，便于你记住客户的模样，届时再将相片加工一下，写出某年某月某日与某某在某某会展合影留念，会展后将相片以邮件发给客户，会起到比较理想的效果。
如果客户是老客户，你需要掌握以下两点信息。一是询问客户对以前使用的产品有何建议，二是询问客户将来需要什么样的产品。对于新客户，要了解对方是厂家还是经销商，做到心中有数，总之要多掌握一些信息。
    03]与同行交换客户资源。这里指的同行，并非指同一种产品的企业，而是指同一类产品的企业。比如汽车配件类展会，参展商所经营的品种有很大的区别，有展览车用音响的，有展览车用灯具的，有展览车用座椅的等等。此类的参展既是供应方，又是需求方，客户也许会向你求购你所不生产的汽车配件，因为他们不一定比你更了解国内市场。所以，主动拜访一下这些同行，向他们推荐你的产品，将样本留给他们几份，也向他们索取样本。起到资源互补共享的效果。
    04]谨防探子。展会上经常会碰到同行中的探子，他们扮作客户来套你的价格和技术甚至客户资料，所以要保持警惕。识别探子方法有几种，一是到同行展位去转转，初步认识一下参展的人员，这样他们来你们展位刺探信息时你就会有点印象了。另外，从谈话中可以感觉出对方是否为探子，他只询问一些敏感性的问题，而非其它。
    05]每天的工作总结。每天参展结束后，要对当天的客户进行归类整理，并将谈话要点记录下来。配合合影努力记住客户的模样和名字。另外，根据客户谈话中所提出的需求判断今年的产品流行趋势，展后和公司决策层讨论新产品的开发及推广。比如展会上展出的车载液晶电视最大尺寸为17寸，而许多客户提出是否生产21寸的液晶电视，这是一个潜在的市场信号。如果你捷足先登，生产出21寸的液晶电视，那你今年的销量定会不错。
展后的及时跟进
   参展结束，只能说工作只进行一半，真正起作用的是展后及时跟进。
    01]客户分类。根据展会上与客户谈判的过程及结果，将客户分为正式客户，潜在客户，无效客户。这里的正式客户是指老客户，根据上面提出的两点来开展工作即可。潜在客户即指对你的产品有明确的订购意向，只需进一步跟进，确定一些细节即可订货的客户。无效客户指仅在展会留下名片，没有进行过交流，且对方仅是收集一些资料的客户。将展会期间的客户记录进行梳理，与客户对应起来，把自己的一些设想添加进去，以备下一步工作的开展。
联系客户。给每位客户发邮件，注意不要群发。邮件中体现出上次展会的内容。对重点客户要重点联系，先联系重点客户，分清主次。附件中添加展会时的合影。
    02]回复客户。邮件发出去以后，陆续会收到一些回复。对这些回复要认真阅读，掌握客户的真实的想法，针对客户的回信内容及时复信。如果客户需要就某产品的报价，那就专门为客户制作报价单。不要小看一份报价单，学问大着呢。1.报价单名字，很多人只是将报价单命名为“报价单”，其实这是比较肤浅和不负责任的做法。客户会认为你这是一个普通的发盘，所以价格也不足为信。我的作法是报价单+客户名字+日期，如Quotation–Microsoft-18-7-2006，不要小看多加几个字，客户会认为你这是专门为他做的订价单，对里面的价格也会认真对待。另外一个优点是你能够快捷地找到这份报价单。2.报价单的内容及格式也十分重要，我自己的报价单是用EXCEL做的，SHEET1为报价单，SHEET2为客户资料。报价单顶端左侧为公司的LOGO，右侧为公司名称及联系方式。报价单包括以下项目：产品名称、图片、单价、特征、规格及包装方式等。底端为一些条款。 
    03]再次跟进。如果客户对你的产品及价格比较满意，你则要诱导他订购你的产品了，比如问订购的数量，时间，交易条件等，用这些来引导客户进入正题。如果你发了邮件，客户没有反应，一个礼拜后再发一封与上次有所变化的邮件。如果客户仍旧没有回复，你则要考虑一下客户是否对你的产品不感兴趣。如果频繁的发邮件会引起客户的反感，不妨在接下来的第三封邮件加上一条，如果贵司不希望收到此封邮件，请回复说明。
    展览项目注意事项：
    展览会已经不是简单意义上的展示产品、推销产品、购买商品的场所。现代展览会已经快速发展为交流和获得信息的中心。参加展览会是企业整个市场拓展工作的重要组成部分，应被列为全盘市场计划之中。在确定了参展目的后，选择核实的展览会是关键。　　
    01]报展程序：选择某个展览后，与主办单位取得联系，对方会传真或邮寄给您报展文件。这些文件应包括展览会介绍资料、参展申请表格、参展费用、有关服务、展馆展位图、参展人员手册等。　　
     填好参展表格、返回给大会主办者、并得以确认之后，您还要将全部或者部分展位费作为定金汇至主办者，这样您的展位便得到最后的确定。 　　 
       02]费用预算：参展费用包括展位费、展位装饰装修费、展品运输费、机票火车长途车费、市内交通费、食宿费、必要的设备租赁费、广告宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。做参展经费预算时，还要加上总费用的１０％，作为不可预见费用的支出。
     03] 展台位置：展台的位置由主办者全盘规划，按照产品和服务的内容、行业、地区等因素安排展台的位置，或者是以展位费的多少来区分位置的好坏。主办者提供的展位图上标出了哪些位置可供选择。总之，越早将参展申请表格递交给大会主办者，越容易得到好的位置。 　　
       04]标准展台：除国内某些大型商品定货会仍采用面积较小的展位外，通常展览会的展位面积为９平方米（３米Ｘ３米），成为标准展台。大会主办负责标准展台的搭建并提供展示所需要的基本设施，包括三面展墙，二个能固定在展墙上的射灯，一个展桌（长１米，宽５０厘米，高８０厘米），二把椅子，地毯，２２０Ｖ５Ａ三项电源插座一个，以及刻写眉板文字即贵公司的名称。无特殊要求，眉板文字是您填写在参展表格中的单位名称。 　
       展览会的标准展位中，有一种特殊的位置--位于每行展位的顶端，是最多只有两面展墙的展位，它有两个边甚至三个边可以面对观众行走的通道，能更多接触到参观者。因此，如果您越早申请参展，您越有机会向大会主办者寻求该种展位。 
       05]特装修：超过四个或者四个以上的标准展位的面积时，您可以只预定光地面积，而自行策划、特殊装修。特装修则可以根据公司产品特点、技术特点、市场定位、展览期间的活动安排，做出别出心裁的独特装修。 展位的装修 大会提供标准展位的搭建，展墙、桌椅都采用的防火材料，在做特装修时要特别注意，如果采用的是木结构的展架和装饰物，应涂上防火材料。　　 
       06]家俱：大多数参展商会有这样的感受，就是一个资料桌不够用。大会组织者、展览场馆以及展览服务公司，可以提供桌、椅、柜子、沙发等家俱的临时租用服务。 水、电、煤气 　　
      如果您在展览中要有大的用电量、使用上下水、煤气、天然气等，您一定要在参展申请表格中加以说明、特别强调，在收取一定的费用后，大会主办者会安排、并可以提供这些服务。　　
       07]电话：您可以申请在展览期间租用电话线（国内长途ＤＤＤ，和国际长途ＩＤＤ），但要提前向主办单位提出，以免除不必要的加急费用。　 
       08]物品保管：展览期间，大会组织者对展会提供安全保障，展览馆出入口设有保安，大件展品的出入馆都要登记。但目前我国展馆尚缺少贵重物品保险柜租用存放服务。展览期间人了人往，难免零乱，所以小件展品和贵重物品等应自己妥善保管。 如果是特装修的展位，不要忽略了贮藏室的设计和搭建。贮藏室可以放置公司礼品、文件、和工作人员的衣服、随身物品等。标准展位的参展工作人员则应随身携带公文箱包，用于携带和临时存放小件物品、钱财等。　　 
       09]：包装箱的存放：展览开始之前，主办者和展览馆管理者、展览运输服务公司会收走包装纸箱、包装木箱和材料，或者指定统一存放的仓库，这是为展位整洁的需要，同时也是防火安全的要求。通常，展览结束撤馆时，包装材料会退还或自行领走。　　 
       10]展品的运输：大会主办者会在'参展细则'里提供展品运输的提货负责人的姓名和收货地址，您可以按此，将展品提前运往展览所在地。另一便捷的方式是委托运输代理，运输代理提供门到展位到门的服务。　　 
       11] 布展和撤展：大会组织者通常会给布展留出足够的时间，大会展览会的布展时间为３天以上，并且可以在正常工作时间之外加班施工。在大会最后一天，观众清场以后即可以开始撤展。　　 
       12]清洁服务：大会免费提供参观者通道和其他公共场地的清洁卫生，但展位内的清洁通常由参展单位自行负责。　　 
       13]工作证：参展人员报导时，大会主办者会提供参展工作证，一般一个标准展位提供２-３个工作证。工作证也是通行证，在整个布展、展览和撤展期间有效。 
      14]入场券：大会主办者视展位面积的多少分配给每个参展单位一定数量的展览入场券甚至开幕式请柬，这给您提供了联系客户和关系单位的机会，您可以列出名单，将入场券和名片一起寄给这些嘉宾，邀请他们前来参观和见面。 　　 
      15]会刊：每个展览会都要出版一期展览会会刊或参展商名录，可免费列入每个参展单位的名称、地址、电话、联系人、甚至产品介绍，这是展览会的重要一环而不可忽视，它是展览会的延续。那些在展览会上没有看到您们的参观这他，那些没有来参观该展览会的人们，都可以在会刊中找到您们的名字。如果有足够的展览和宣传经费，在会刊上刊登广告，其效果当然更加明显。　　 
      16]场地广告：除会刊宣传外，大会主办者和展览馆还提供室内室外的场地广告，包括条幅、横幅、旗帜、气球等。对展览馆场地熟悉、有经验的参展单位的展览策划者会最早占领有利的位置。　　
      17]技术讲座：部分展览会还同期举办技术讲座和研讨会，除大会特别要请的专题报告讲座外，参展商也可以要求在期间举办一场或者多场讲座。这是向各界来访者推荐新产品和新服务的一种很好的形式，这些有备而来的参加者，费普通听众，而是专业人士，这是您发展用户的良好机会。通常，在交纳规定的费用后，大会主办者提供会议室和基本的会议设备。特殊的会议设备，您可以预先甚至临时租用。请继续看下段文字。 举办活动及租用会议设备 　　
      为了吸引观众，参展商可以在展位内举办小型活动，如小型产品讲座，技术讲座，有奖活动，发送小纪念品，甚至新颖的文艺演出。总之，应在有限的时间、场地和经费预算内达到最好的宣传效果。这些活动所需要的设备，包括上述会议、技术讲座所需要的设备，如声像设备的大屏幕电视、电视墙、音响、舞台灯光、电视、录像机、ＶＣＤ、ＤＶＤ等。
      18]参展人员的选用：选用了合适的参展人员，便能得到更佳的参展效果、更好的销售业绩。参展人员应具备以下基本条件：对公司的产品和技术有较深入的专业知识；自信、适应能力强；性格外向，易于与各种人交谈；有参展经验；身体健康，乐于出差。 着装 　　 除日用消费品、食品的展销活动、娱乐性展示活动和产品促销活动的需要外，展览会期间应穿着正式服装。首先，在展位里您是公司的发言人，代表的是公司的形象，另一方面也是对参观者的尊重。如果能配合展台的搭建和公司颜色统一着装，则效果会不同凡响。 　　 
    19]食宿：如果您对展览所在的城市不熟悉，您可以住宿在大会推荐的招待所、宾馆和饭店。大会组织者推荐的住所通常是距离展馆较近，来往展馆交通方便并且价格适中。通常情况，大会会安排展览期间的午餐供应。 　　 
      20]展览资料的准备：参加展览会之前您要准备足够的宣传资料，包括名片、产品介绍、公司介绍、产品价格清单，其使用量往往会超过您的预料，所以要做好充分的准备工作。 会后的联系 　　
      展会期间，参观者只是对您有了粗浅的认识，真正的生意往往会来自于会后。展览会虽结束，生意则刚刚开始。所以切记两点：一、展会期间的用户访谈记录；这是您的第一笔财富；二、会后资料的整理：用户跟踪联系。抓住这两条，成功就属于您了。